Datenschutzhinweise

Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns, die ARBEITS- UND SERVICESTELLE FÜR INTERNATIONALE STUDIENBEWERBUNGEN (uni-assist) e.V., Geneststraße 5, 10829 Berlin, besondere Bedeutung. Sie erreichen uns auch per E-Mail an Sekretariat@uni-assist.de.

Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten Herrn Rechtsanwalt Bertermann, daspro GmbH, Kurfürstendamm 21, 10719 Berlin per Post oder unter datenschutz@uni-assist.de.

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen zu den typischen Datenverarbeitungen getrennt nach Kategorien von betroffenen Personen für Sie zusammengestellt. Für bestimmte Datenverarbeitungen, die nur besondere Verarbeitungsvorgänge oder ausgewählte Gruppen von betroffenen Personen betreffen, werden die Informationspflichten gesondert erfüllt.
Sofern im Text der Begriff "Daten" verwendet wird, sind jeweils allein personenbezogene Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) gemeint.

4. Studienbewerber*innen und Nutzer*innen der Vorprüfungsdokumentation

1. Zweck der Datenverarbeitung ist die Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen als Vorprüfung für das Zulassungsverfahren an einer oder an mehreren Hochschulen. In Papierform eingereichte Unterlagen werden von uns gescannt und digital weiterverarbeitet. Bei wiederholten Bewerbungen nutzen wir auch bereits eingereichte Unterlagen für unsere Prüfung. Wir nutzen Ihre Daten auch zur Zahlungsabwicklung. Im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung führen wir oder die beauftragten Zahlungsdienstleister auch gesetzlich vorgeschriebene Geldwäscheprüfungen durch. Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Leistungen nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie zu anonymen Umfragen einzuladen. Darüber hinaus nutzen wir pseudonymisierte Daten zu Entwicklung- und Testzwecken. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant.

2. Die verarbeiteten Daten sind:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, ggf. Passkopie
• Kontaktdaten: Anschrift, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer
• Bewerbungsunterlagen: Schulzeugnis, Hochschulabschluss, Fächer- und Notenübersicht, Übersicht Notensystem, Sprachnachweise
• Zahlungsdaten: Zahlungsstatus der Bearbeitungsgebühr
• Technische Metadaten: HTTP-Daten, Uhrzeit und Datum des Antrags, Status der Prüfung

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind der Vertrag zur Durchführung der Vorprüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unsere gesetzlichen Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage für den Versand von Einladungen zu Umfragen zu unseren Leistungen ist unser berechtigtes Interesse an der Einladung zu Umfragen zur Verbesserung unserer Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rechtsgrundlage für die Weitergabe von Daten im Rahmen der Geldwäscheprüfung ist das berechtigte Interesse der Bank, die gesetzlich vorgeschriebene Geldwäscheprüfung durchzuführen sowie unser eigenes berechtigtes Interesse an der Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie eine entsprechende Einwilligung in die Durchführung von Entwicklungen und Tests erteilt haben, ist die Rechtsgrundlage für die Durchführung dieser Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die Durchführung pseudonymisierter Tests und Entwicklungen ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Angebots von uni-assist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Stamm- und Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen und Zahlungsdaten werden direkt beim Betroffenen erhoben. Die technischen Metadaten werden automatisch durch das Endgerät des Betroffenen zur Verfügung gestellt.

5. Wenn Sie sich für das Vorprüfungsverfahren von uni-assist entschieden haben, werden Bewerberdaten und die Bewerbungsunterlagen an die von Ihnen angegebenen Hochschulen übermittelt. Bei der Durchführung von Zahlungen werden Zahlungsdaten an unseren Zahlungsdienstleister übermittelt. Damit die Banken im Rahmen ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Geldwäscheprüfungen die Empfänger von Zahlungen ins Nicht-EU-Ausland identifizieren können, werden im Einzelfall Daten an Banken und Zahlungsdienstleister übermittelt. Empfänger von Daten können je nach gewählter Zahlungsart zudem Online-Bezahldienste, Kreditinstitute, Banken und Kreditkarteninstitute für die Abwicklung von Zahlungen sein. Behörden und Ämter können im Rahmen ihrer Aufgaben Empfänger sein, soweit wir zur Übermittlung von Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

6. Die Bewerbungsunterlagen werden drei Kalenderjahre nach Ende des letzten Bewerbungsverfahrens gelöscht, Papierakten werden bereits ein Kalenderjahr nach Einreichung vernichtet. Buchungsrelevante Daten werden für acht Kalenderjahre nach Durchführung des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt. IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert.

7. Die Angabe von personenbezogenen Daten ist erforderlich für die Vorprüfung der Bewerbungsunterlagen. Ohne Angaben von personenbezogenen Daten kann die Vorprüfung der Bewerbungsunterlagen nicht durchgeführt werden. Eine Teilnahme an Umfragen ist nicht verpflichtend.

8. Es kann eine Übermittlung von ausgewählten Daten in das Herkunftsland des Bewerbers oder in ein Land, in dem der Bewerber ein relevantes Zeugnis erhalten hat oder in dem er sich aufhält, erfolgen, z.B. an Botschaften, deutsche Einrichtungen, Hochschulen oder andere Bildungseinrichtungen. Dabei kann auch eine Datenübermittlung in so genannte Drittländer, d.h. Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftraumes erfolgen, ohne dass ein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission vorliegt oder geeignete oder angemessene Garantien nach den Art. 46, 47 DS-GVO bestehen. Es besteht dann die Möglichkeit, dass Ihre Rechte nach der DS-GVO in dem Drittland nicht in vollem Umfang gewahrt werden können. Beispielsweise sind Zugriffe durch Behörden nicht in gleichem Maße zu verhindern, wie dies in Deutschland möglich wäre. Auch ist es möglich, dass staatliche Stellen in dem Drittland den Pflichten zur Auskunftserteilung nicht vollumfänglich nachkommen werden. Rechtsgrundlage für eine solche Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen).

5.Geflüchtete, die eine Kostenbefreiung beantragen

1. Zweck der Datenverarbeitung ist die Prüfung der Voraussetzung einer Kostenbefreiung. Sofern Sie eine entsprechende Einwilligung erteilen, ist weiterer Zweck der Verarbeitung, Sie in regelmäßigen Abständen über Ihren Bildungsweg in Deutschland zu befragen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse auszuwerten. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant.

2. Die verarbeiteten Daten sind:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisdaten
• Kontaktdaten: Anschrift, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer:
• Angaben zum Aufenthaltsstatus: Aufenthaltstitel, Asylstatus, Datum/Zeitraum des Aufenthalts
• Qualifikationsnachweise: TestAS-Zertifikat, Hochschul-Bescheinigung, Zeugnis der Feststellungsprüfung (FSP)
• Befragungsergebnisse
• Technische Metadaten: HTTP-Daten, Uhrzeit und Datum des Antrags, Status der Prüfung

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind die vorvertragliche Maßnahme für die spätere Durchführung der Vorprüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unsere gesetzlichen Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Im Falle Ihrer Einwilligung in Befragungen per E-Mail ist Rechtsgrundlage diese Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zum Aufenthaltsstatus, Qualifikationsnachweise sowie Befragungsergebnisse werden direkt beim Betroffenen erhoben. Die technischen Metadaten werden automatisch durch das Endgerät des Betroffenen zur Verfügung gestellt.

5. Behörden und Ämter können im Rahmen ihrer Aufgaben Empfänger sein, soweit wir zur Übermittlung von Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Sofern Sie eine entsprechende Einwilligung erteilen, ist Empfänger Ihrer Daten auch der Deutsche Akademische Austauschdienst („DAAD“), Kennedyallee 50, 53175 Bonn. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.

6. Die Daten werden spätestens acht Kalenderjahre nach Abschluss des Antragsverfahrens gelöscht. IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert.

7. Die Angabe von personenbezogenen Daten ist erforderlich für das Prüfverfahren. Ohne Angaben von personenbezogenen Daten kann die Prüfung, ob eine Kostenbefreiung möglich ist, nicht durchgeführt werden.

8. Wenn Sie einer Befragung durch uni-assist oder den DAAD im Nachhinein widersprechen möchten, wenden Sie sich bitte für uni-assist an unsubscribe@uni-assist.de und für den DAAD an p15@DAAD.de oder an die oben angegebenen Postadresse

7. Beschäftigte an Mitgliedshochschulen

1. Wir verarbeiten Daten von Beschäftigten an Mitgliedshochschulen zu dem Zwecke der Durchführung der Mitgliedschaft. Wir verarbeiten die Daten von Beschäftigten an Hochschulen, die unsere Anwendungen und Datenbanken nutzen, zu dem Zweck, die Nutzung der Anwendungen und Datenbanken zu ermöglichen, zur Lizenzkontrolle sowie zur Information der Nutzerinnen und Nutzer über neue oder veränderte Funktionen und über Schulungen und Workshops. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant.
2. Die verarbeiteten Daten sind:
   Kontaktdaten: Vor- und Nachname, Hochschulzugehörigkeit, Hochschulanschrift, dienstliche E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer
   Nutzungs- und Kommunikationsdaten
   Technische Metadaten: HTTP-Daten, Zugriffs- und Nutzungsprotokolle
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit vertragsrelevanten Ansprechpartnern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Die Kontaktdaten werden entweder von den Betroffenen selbst oder ihren Vorgesetzten zur Verfügung gestellt. Die Nutzungs- und Kommunikationsdaten sowie die technischen Metadaten werden automatisch erhoben.
5. Empfänger von Daten können andere Mitgliedshochschulen sein oder Studienbewerber*innen. Sofern sich Beschäftigte von Mitgliedshochschulen in Gremien oder Arbeitsgemeinschaften engagieren, sind diese Empfänger von Daten. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
6. Kontaktdaten von Beschäftigten an Mitgliedshochschulen werden gelöscht, wenn die Hochschule den Beschäftigten aus dem Hochschulportal löscht. Sofern Beschäftigte an Mitgliedshochschulen an Dokumenten oder in Gremien und Arbeitsgruppen mitwirken, werden ihre Daten dauerhaft gespeichert.
7. Ohne die Angabe von Daten der zuständigen Beschäftigten ist eine Zusammenarbeit der Hochschulen mit uni-assist nicht möglich.

12.ALLGEMEINE ANGABEN UND RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

1.  Wir nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen.

2.  Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten.

3. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung.

4. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.

5. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

6. Erfolgt die Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung, so können Sie der Verarbeitung unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrages, so haben Sie ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

8. Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die vor einem Widerruf durchgeführte Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

9. Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.